SMS-Terminerinnerungen mit Theorg umsetzen

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SMS-Terminerinnerungen mit Theorg umsetzen

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Kategorie: Artikelnummer: SMST

Beschreibung

Der Auslastungsturbo für deine Praxis

Kennst du folgendes Problem: Du und deine Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, die (Netto-)Auslastung in deiner Praxis hochzuhalten, aber es gelingt nicht konstant? Am Ende der Woche liegt die Auslastung bei 80 bis 95%. Auslastungen über 95% sind eine Seltenheit oder, noch schlimmer, gar nicht vorhanden. Nur jede zweite Praxis kommt über die 95%-Schwelle hinweg. Also habe ich Nachforschungen gemacht, wie diese Praxen das geschafft haben:

  • Warteliste + (Extra) Mitarbeiter sind ständig am telefonieren
  • Erinnerungsservice automatisiert
  • Kombination aus beidem

Die häufigste Variante bestand darin, dass die Mitarbeiter der Rezeption viel telefonierten. Oft wurde speziell für diese Aufgabe ein Mitarbeiter eingestellt, der ausschließlich für das Abtelefonieren der Warteliste zuständig war und die Auslastung auf über 97% halten sollte. Eine sehr kostspielige Variante: Mindestens 2.500 € pro Monat.

Die seltene Variante: Die Patienten erhielten eine Terminerinnerung, wobei E-Mail-Erinnerungen bereits in der ersten Variante enthalten waren. Somit sind E-Mail-Terminerinnerungen nicht der entscheidende Faktor. Doch was war bei den anderen anders, und zwar entscheidend anders?

SMS-Terminerinnerungen

Der entscheidende Faktor war, dass die Öffnungsrate bei E-Mails unter 15% lag, während sie bei SMS über 95% betrug. Zum anderen waren diese Erinnerungen immer automatisiert. Nach kurzer Zeit stand fest:

  • SMS-Erinnerungen automatisiert (Einfachheit)
  • Kein extra Personal zum telefonieren (Mehr Gewinn)
  • Kein extra Aufwand für die Rezeption (Weniger Stress)

Mein Erfahrungsbericht

Ich wollte das auch haben. Dann kam die Ernüchterung:

  • Der Theorg-Support kann das nicht einrichten
  • Es gibt mehr als 11 verschiedene Anbieter
  • Ohne Programmierkenntnisse nicht möglich

Dann habe ich es endlich geschafft, nach viel Probieren, Rätseln und Rumtelefonieren. Was dann passierte, verschlug mir den Atem:

  • Schlagartig 80% weniger Terminabsagen
  • Schlagartig über 95% Auslastung, häufig sogar über 97%
  • Massive Zunahme der Patientenzufriedenheit

Das alles für einen kleinen Taler: [Arbeitsstunden pro Woche x 1,5 = Monatlicher Preis] Also für nur 20 € pro Vollzeittherapeuten. Der Wahnsinn für alle Beteiligten. Es gab so viel positives Feedback. Die Rezeption hat kaum noch mit Terminabsagen zu tun. Die Patienten sind begeistert.

Dein Investment:

  • Der Provider amortisiert sich mit nur einer Behandlung pro Monat und Vollzeittherapeuten
  • In dieses Tutorial amortisieren sich die Kosten mit nur 10 Behandlungen die Ohne den Service nicht stattgefunden hätten. (Innerhalb einer Woche.)

Das bekommst du:

  1. Zugang: Tutorialvideo wie du den SMS-Erinnerungsservice einrichtest inklusive Tipps und Bonus
  2. Du kannst direkt nach dem Bezahlvorgang das Video anschauen
  3. Datenpaket: Wichtige Dateien um per Drag & Drop die Funktionalität zu verbessern und AGB für deine Anmeldung

Tutorial:

  • Notwendige Vorbereitungen
  • Notwendige Verknüpfungen
  • Notwendige Einstellungen
  • Inklusive Tipps, Tricks und AGB
  • Bonusmaterial (Deine Rezeption wird begeistert sein und dich dafür lieben.)

FAQ SMS-Erinnerung:

Was ist besser: Terminerinnerung über Mail oder per SMS?

Die Kombination. SMS hat eine Zustellbarkeit von 100%. Die Zustellbarkeit bei E-Mail ist von vielen Faktoren abhängig und liegt bei 20 bis 90%. Unter anderem hängt es von deinem Provider ab. Hast du eine Geschäftliche Mail-Adresse von Gratisanbietern wie Hotmail, GMX oder WEB.DE, landen deine Mails bestenfalls im SPAM-Ordner. Die Öffnungsrate bei SMS liegt bei über 95%. Die Öffnungsrate bei E-Mail liegt bei unter 20%. Dennoch kann es sinnvoll sein, erst die SMS und, bei fehlender Handynummer, eine E-Mail zu versenden.

Älteren Patienten haben doch kein Handy.

Die Überaschung war bei allen Nutzern der SMS-Erinnerungen groß, als sie feststellten, dass die Patientenkartei eine Abdeckung mit Handynummern von über 90% hat.

E-Mail ist kostenlos, ich finde das besser

Ja richtig, E-Mail ist kostenlos. Den Preis den du da zahlst liegt in der schlechten Zustellbarkeit und Öffnungsrate. Bis zu 10% Umsatzsteigerung für den kleinen Preis? Deine Entscheidung.

Ich habe kaum Handyempfang, kann ich das nutzen?

Die Nachrichtenübermittlung von Theorg erfolgt über das Internet über deinen Festnetzanschluss, nicht über Mobilfunk. Allerdings, falls deine Patienten auch nur selten Handyempfang haben, ergibt das gegebenenfalls keinen Nutzen.

Patient kommt nicht, weil die SMS-Erinnerung fehlte

Es handelt sich um eine Erinnerung um den Patienten zu unterstützen. Das musst du deinen Patienten (AGB deiner Praxis) klar machen. Die Erinnerung tangiert nicht verbindliche Terminvereinbarungen. „Eine fehlende Terminerinnerung ist nicht gleichzusetzen mit einer Terminabsage unsererseits.“

SMS gesendet 9 Uhr Patient hat Termin morgen 8 Uhr also weniger 24 h Absagefrist

In der Regel stellt das kein Problem dar, denn du hast innerhalb der ersten 18 Stunden (der 24 Stundenfrist) nach einer Terminabsage die höchsten Chancen den Termin neu zu vergeben. Erst recht wenn du über eine gepflegte Warteliste deiner Patienten verfügst. Bei weniger als 6 Stunden oder bei Zeitlich größeren Terminen wird es kritisch. Hier greift dann oftmals die Ausfallrechnung.

Wie ist das mit den Terminen am Montag

Rechtlich müssen die Patienten ihre Termine für Montag 24 Stunden vorher absagen. Viele glauben, das dies Sonntag sei, doch rechtlich heisst es „innerhalb der Geschäftszeiten“. Bedeutet also am Freitag. Die SMS für Montag geht dann auch am Freitag raus. Erfahrungsgemäß kann von Freitag bis Montag viel passieren, weshalb ich empfehle die Absage am Sonntag auch zu integrieren. So hast du schlimmstenfalls ein paar geplante Pausen am Montag. Du kannst auch den Versand auf Sonntag aktivieren, dafür muss nur der PC/Terminalserver permanent in Betreib sein.

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Natürlich musst du eine Einverständniserklärung vom Patienten über die Anmeldung einholen. SMS ist sehr Datensicher, denn jede SMS hat eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Die Patienten müssen aktiv dem Versand widersprechen. Das kommt äusserst selten vor.

Disclaimer: Die Unterlagen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt oder erstellt, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Daher entbindet dies den Verwender nicht von der sorgfältigen eigenverantwortlichen Prüfung. Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung wird auf die Nennung beider Geschlechter verzichtet. Dieses Angebot stellt keine Rechtsberatung dar.