Beschreibung
Weniger hinterhertelefonieren. Mehr Ruhe an der Rezeption.
Automatische Terminerinnerungen und vorbereitete Patienteninformationen für einen besser organisierten Praxisalltag.
Deine Rezeption verschickt eine Nachricht und kann weiterarbeiten. Der Patient erhält die Information schriftlich und meldet sich bei Bedarf über den vorgesehenen Kontaktweg zurück. Für viele organisatorische Informationen müssen beide Seiten dadurch nicht gleichzeitig am Telefon sein. Wiederholte Anrufversuche lassen sich reduzieren und dein Team gewinnt mehr Spielraum für die Aufgaben, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen. Genau dabei unterstützt dich das SMS-Kommunikationssystem mit THEORG. Im Videokurs zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du den Versand einrichtest, vorbereitete Nachrichten an deine Praxis anpasst und sie in typischen Alltagssituationen einsetzt.
Wenn ein Therapeut ausfällt, brauchst du einen vorbereiteten Ablauf
Ein Therapeut meldet sich krank. Die betroffenen Patienten müssen informiert werden. Gleichzeitig stehen bereits Menschen an der Rezeption und die übrigen Aufgaben laufen weiter. Aus Praxen kenne ich Situationen, in denen ein ganzer Vor- oder Nachmittag damit verbracht wurde, Patienten wegen eines solchen Ausfalls telefonisch zu erreichen. Mit vorbereiteten SMS lässt sich die erste Information in einem kurzen Arbeitsgang versenden. Ein Praxisbeispiel aus dem Einsatz des Systems: rund drei Minuten für den Versand der Terminabsagen an die betroffenen Patienten. Anschließend kann sich die Rezeption um notwendige Rückfragen und die weitere Organisation kümmern. So wird aus einer aufwendigen Telefonrunde eine vorbereitete Aufgabe, die sich zügig erledigen lässt.
Diese Anwendungen erleichtern deinen Praxisalltag
Patienten automatisch an ihre Termine erinnern
Du richtest automatische SMS-Terminerinnerungen ein und unterstützt deine Patienten dabei, ihren vereinbarten Praxisbesuch im Blick zu behalten. Im Kurs lernst du, die Einstellungen auf deine Praxis abzustimmen und den Versand zu kontrollieren.
Termine bestätigen und freie Behandlungsmöglichkeiten anbieten
Du kannst vereinbarte Termine schriftlich bestätigen, den nächsten Termin mitteilen oder einen früheren beziehungsweise zusätzlichen Termin anbieten. Die angesprochenen Patienten erhalten eine konkrete Information und können sich zur weiteren Abstimmung in der Praxis melden. Damit bekommt deine Rezeption einen zusätzlichen Weg, geeignete Patienten auf verfügbare Termine aufmerksam zu machen.
Bei praxisbedingten Absagen schnell handeln
Für Situationen wie einen erkrankten Therapeuten oder schwierige Wetterverhältnisse stehen vorbereitete Nachrichten zur Verfügung. Dein Team kann auf passende Formulierungen zurückgreifen und die betroffenen Patienten einheitlich informieren.
Neue Patienten auf ihren ersten Besuch vorbereiten
Begrüße neue Patienten, stelle den Link zu deiner Anmeldung bereit und informiere darüber, welche Unterlagen zum ersten Termin mitgebracht werden sollen. So beginnt die Vorbereitung bereits vor dem Praxisbesuch. Deine Patienten erhalten klare Hinweise und deine Rezeption kann auf einen vorbereiteten Ablauf zurückgreifen.
Unterlagen anfordern und deren Eingang bestätigen
Du nutzt passende Vorlagen, um Verordnungen anzufordern oder den Eingang von Unterlagen zu bestätigen. Dabei kannst du den vorgesehenen Übermittlungsweg direkt mitgeben. Dazu gehört auch die Möglichkeit, per SMS zum WhatsApp-Kontakt deiner Praxis zu verlinken. Deine Patienten erfahren, wie sie die benötigten Unterlagen einreichen können.
Kontaktwege ordnen und Nachrichten nachvollziehbar hinterlegen
Du lernst, deinen Patienten verständlich mitzuteilen, welchen Kontaktweg sie für welches Anliegen nutzen sollen. Außerdem zeige ich dir, wie versendete SMS in der Patientenakte gespeichert werden. So lässt sich später nachvollziehen, welche Nachricht verschickt wurde.
Vorbereitete Dateien erleichtern dir die Umsetzung
Du erhältst SMS-Dateien für wiederkehrende Situationen, die du in deine THEORG-Umgebung übernimmst und an deine Praxis anpasst. Dein Team kann anschließend auf einen gemeinsamen Bestand geeigneter Nachrichten zurückgreifen. Formulierungen müssen nicht für jeden Anlass neu erstellt werden. Der Videokurs führt dich durch die notwendigen Schritte. Dazu gehören:
- die Vorbereitung des SMS-Versands,
- die Verbindung mit dem SMS-Anbieter,
- die Übernahme und Anpassung der Vorlagen,
- die Einrichtung automatischer Terminerinnerungen,
- der Einsatz der Nachrichten im Praxisalltag,
- die Kontrolle und Dokumentation des Versands.
Du kannst die einzelnen Schritte in deinem Tempo durcharbeiten und die Videos bei Bedarf erneut aufrufen.
Die Einrichtung ist ein überschaubares Projekt
Die vorbereiteten Materialien sollen dir die Umsetzung erleichtern. Die schnellste mir bisher bekannte Einrichtung war nach 90 Minuten abgeschlossen. Deine eigene Einrichtungsdauer hängt von den vorhandenen Voraussetzungen und den gewünschten Anpassungen ab. Im Kurs zeige ich dir die Schritte, mit denen du das System in deiner Praxis aufbaust.
Auch vorhandene Terminerinnerungen lassen sich sinnvoll ergänzen
Vielleicht verschickt deine Praxis bereits automatische Erinnerungen. Mit den weiteren Anwendungen kannst du auch Terminangebote, praxisbedingte Absagen, Hinweise zum Ersttermin und andere wiederkehrende Patienteninformationen strukturiert organisieren. So entwickelt sich aus einer einzelnen Erinnerungsfunktion ein breiter einsetzbarer Ablauf für deine Patientenkommunikation.
Aus der Praxis für deinen Praxisalltag
Ich bin Stefan Konietzko, Physiotherapeut und Praxisinhaber. In diesem Kurs verbinde ich die Einrichtung in THEORG mit konkreten Anwendungen aus dem Praxisalltag. Du bekommst nachvollziehbare Anleitungen und vorbereitete Materialien für die Umsetzung. Das Ziel: weniger Zeit in wiederholte Kontaktversuche investieren, Patienten klar informieren und deiner Rezeption mehr Raum für ihre übrigen Aufgaben geben.
Das erhältst du
- Zugang zu den Kursvideos nach abgeschlossenem Bezahlvorgang.
- Zeitlich unbegrenzten Zugriff auf die Videos.
- Vorbereitete, anpassbare SMS-Vorlagen für unterschiedliche Praxissituationen.
- Schrittweise Anleitungen für Einrichtung und Anwendung.
- Begleitunterlagen und Mustertexte für die Patienteninformation.
Disclaimer: Die Unterlagen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt oder erstellt, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Daher entbindet dies den Verwender nicht von der sorgfältigen eigenverantwortlichen Prüfung. Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung wird auf die Nennung beider Geschlechter verzichtet. Dieses Angebot stellt keine Rechtsberatung dar.
